¿Cómo saber qué es valioso?

En el post anterior hablamos de que uno de los consejos para poder mejorar el enfoque cuando trabajamos es empezar por lo más valioso, o lo que produce más valor. En esta entrega exploramos formas para saber qué es valioso de una manera objetiva y no subjetiva.

Para iniciar, recordemos que habíamos dado 3 pautas para tener en cuenta:

-Tener una lista visible de las cosas por hacer

-Priorizar esta lista de forma constante, poniendo lo que más me genera valor de primero

-Hacer que esta lista sea fácil de mantener y visible

La visibilidad es clave, nos permite dimensionar la cantidad de tareas, sacarlo de nuestra cabeza para dar espacio a pensamiento crítico y finalmente clasificar por diferentes criterios, que a su vez nos lleva al siguiente paso que es priorizar. 

Es aquí en este paso de priorizar, que cabe la pregunta ¿cómo sé qué tareas son las más valiosas?

Algunos preguntas que nos encaminan para responder esto son:

¿Qué tarea es la de mayor contribución? 

En otras palabras, cuando termine "x" tarea haré que mi cliente, empresa, o yo mismo, sea más exitoso(a). Claramente esto no tiene que ser un acto de adivinación, lo mejor es apoyarse en quién espera la tarea como completada para saber qué le es de mayor contribución. 

Preguntar ¿para qué se necesita? 

Muchas veces recibimos una solicitud dentro de lo que es nuestra especialidad o línea de servicios y decimos listo, lo he hecho muchas veces antes y sé que me estás pidiendo, sin embargo obviamos un detalle y es preguntar el propósito para el que se usará el servicio o producto. 
La respuesta de esta pregunta puede cambiar radicalmente la definición de valioso, por ejemplo, no es lo mismo saber que el cambio de texto en una presentación es para cumplir con un requerimiento de un contrato, que pensar que es por gusto de alguna persona sin importancia y que puede esperar.

Tener claro la fecha límite 

Suena obvio, y muchas veces no lo es. Se convierte en un tema difuso por falta de definición del cliente (especialmente cuando lo quieren lo más rápido posible), por falta de determinación de quien hace la tarea, y más veces de lo deseado por selección de las tareas que más nos gustan o es más fácil hacer por encima de las que deberíamos hacer. La fecha límite debe ser un acuerdo en la medida de lo posible, y debe ser revisada constantemente, es uno de los criterios más importantes a la hora de priorizar.

¿Evita problemas?

Es tan valioso aquello que contribuye a algo nuevo o esperado, como aquello que resuelve un posible problema. Tareas como pagar el internet en una empresa de tecnología , o como hacer el pedido de abastecimiento de anestesia en una clínica dental suenan triviales, pero cuando alguien las olvida porque tenía mil prioridades encima, se convierten en un problema que limita la capacidad de seguir trabajando en el día, por lo que todo aquello que nos permita la continuidad de negocio y evite convertirse en problema, merece un espacio en la lista de valioso.

Victorias rápidas

Son aquellas tareas que nos toman poco tiempo y nos hacen "quedar bien" dentro del criterio que hemos venido analizando de valioso,  por lo que sin duda son buenas candidatas a ganarse un espacio dentro de la priorización. Recuerdo que en una fábrica con la llegada de un nuevo gerente de talento humano, llovieron las sugerencias de mejoras, y hubo una sencilla de atender que resolvía muchos de los problemas entre empleados, arreglar los refrigeradores donde se guardaban los almuerzos, el gerente se dió cuenta que era una gran manera de solucionar varios problemas con una sola acción, y que requería poco presupuesto, un poco de seguimiento y listo, lo ejecutó y entró ganando el respeto de sus clientes, los empleados.

Con esto en mente, y pensando en sistematizar los esfuerzos de enfoque, podemos aplicar un par de técnicas como Pareto o la Matriz impacto / esfuerzo y tener así una manera constante de saber lo que es valioso.